退職届の書き方は?円満退職できる正しい退職の仕方

退職届の書き方はどう書くのが正しいのでしょうか?退職届やそれらに関することは、頻繁におこなうものではないので正しいのかどうか不安になりますよね。

円満退職をするには退職届の書き方や提出のタイミング等、マナーを守る必要がありますので、書き方や退職に伴う一連を把握し正しく退職届を作成し提出しましょう。

今回は、退職届の正しい書き方と退職願の違い、提出前と提出後の正しい流れ等についてお伝えします。

正しい退職届けの作成

退職届では、書類内に含める項目がほとんど決まっているようなものなので、項目を埋めるような形で作成していきます。ただし、用紙のサイズや縦書きまたは横書き、手書きで作成するのか、パソコンで作成するのかは統一されておらず、提出先の会社によって退職届をどのように管理しているのか、どのような社風なのかによって変わりますので、作成する前に、提出の用紙サイズ・書字方向・作成手段等を確認してください。

用紙サイズ・書字方向・作成手段等が確認できれば書き方は同じです。それでは、上図①〜⑧の項目をそれぞれ詳しく解説していきますので、退職届の書き方として参考にしてください。

退職届の書き方

①タイトル

まず、一行目には書類のタイトルを記入します。今回は退職届なので、上図のように「退職届」と記入しましょう。

 

②書き出し

タイトルの次行には、退職届の書き出しである「私儀(わたくしぎ)」と記入します。私儀とは、私事、つまり、「私事ですが…」をさらにへりくだった表現であり、自分都合で退職する場合にはこれを含めましょう。会社都合で退職する場合は、私事ではないため、私儀を記入する必要はありません。

 

③退職理由

書き出しを記入したら退職理由を記入します。退職理由自体は人それぞれ異なると思いますが、自己都合退職に当てはまる場合は、すべて「一身上の都合」で統一し記入しましょう。会社都合退職の場合は、「業績不振に伴う〜」のように現状の理由を含めて記入してください。

 

④退職日

退職理由の文中に、退職日を含めます。退職届に記入する退職日は、退職届を作成する前に上司と相談し決めた退職日を記入してください。退職日の記入は西暦でも元号でもどちらでも構いません。

 

⑤退職理由文末

退職理由の文末は「退職いたします」と退職する事実を含めように記入してください。

 

⑥提出年月日

退職理由の次行には、提出年月日を記入します。提出日前日までに作成される方が多いと思いますが、ここには作成日ではなく提出年月日を記入しますので注意してください。

 

⑦所属部署、氏名

提出年月日の次行には、所属部署を、そしてさらにその次行には氏名を記入し、氏名の下に捺印をします。

 

⑧あて名

最後にあて名を記入するのですが、あて名には在籍している会社名と、最高執行責任者の役職と氏名を記入してください。ほとんどの場合は「代表取締役社長 ○○○○殿」となります。

 

退職届と退職願の違いは?

退職時に提出する書類には、前項にてご紹介しました「退職届」と、それとは別に「退職願」というものが存在しますが、多くの方はそれぞれを混同して捉えている方が多いようです。実はそれぞれで使用目的が異なるため、状況に合わせて使用する必要があります。

退職届と退職願の違い

使用目的の違い

まず、前項でご紹介しました「退職届」の使用目的は、「退職します」という事実を届出ることを目的とした書類であり、「退職願」は退職に向けて「退職させてください」という退職意思を打診することを目的とした書類です。退職願は、就業規則で提出が定められている場合は、書類にて提出する必要がありますが、そうでない場合は、口頭で退職意思を伝えるだけでも成立します。

 

内容の違い

基本的な構成や内容はそこまで変わりませんが、書類の目的が違うだけあって一部内容に異なる部分があります。大きく異なる点は、退職理由文末の部分であり、退職届の場合は「退職いたします」でしたが、退職願の場合は、「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という内容が一般的です。

 

退職届の提出前と提出後の正しい流れ

正しい退職届の書き方がわかれば、次は退職届提出前・後の流れを確認しておきましょう。

民法の規定では、退職日の2週間前に退職意思を伝えれば退職が可能とありますが、現実的には業務の引き継ぎ等の期間があるため、円満退職を実現するためには、できるだけ早く退職意思を伝えトラブルとならないよう計画的に退職を進めることが望ましいと言えます。

以下では退職届を提出する前から退職に向けての流れを解説していますので、円満退職を実現するためにも流れにそって退職を進めましょう。

退職までのステップ

Step1. 退職日を決める【退職日3ヶ月以上前】

まず初めに退職日を自分の中で決めてしまいましょう。ここで決める退職日が円満退職のゴール(目標)となります。退職はゴールからさかのぼって計画的に行うことで、スムーズに物事を進めることができるため、会社に迷惑がかからないよう、また自身が余裕をもって準備をするためにも、退職日の設定は3ヶ月以上先にします。この際、退職日や退職の意思を伝える日は繁忙期以外の閑散期に伝えるよう意識しましょう。

 

Step2. 退職意思を伝える(退職願の提出)【退職日3ヶ月以上前】

退職日が決まれば退職の意思を直属の上司に伝えます。企業によっては伝えるだけでなく、退職願という形で提出を求められる場合もあるため、就業規則をきちんと確認し、必要であれば退職願を提出し退職意思を伝えましょう。

 

Step3. 退職届の提出【退職日1ヶ月前(要就業規則確認)】

退職日の1ヶ月前になったら退職届を会社に提出します。なお、企業の就業規則によって提出時期が異なる場合があるため、事前に必ず確認しておきましょう。退職届を提出したら、職場の人たちに報告やお礼をします。円満退職に向けての引き継ぎ等をサポートしてもらいながら準備を進めていきましょう。

 

Step4. 業務の引き継ぎ・取引先等への挨拶【退職日2週間〜1ヶ月前程度から準備】

退職届けを提出したら、退職日までに業務の引き継ぎや、お世話になった取引先へ挨拶をします。業務量や回らなければいけない取引先の数によって期間がそれぞれ異なってきますので、余裕をもって計画的に開始しましょう。

 

Step5. 返却物・受取物【退職日当日】

退職日当日は、これまで会社から借りていたパソコンや携帯、その他返却の必要性がある返却物を返し、さらに受け取る必要のあるものを受け取りましょう。主な返却物・受取物は以下です。返却物を返却し、受取物を受け取り、最後挨拶等を済ませたら退職が完了します。

 

退職届の書き方は定型、正しい作成・提出が円満退社に

いかがでしたでしょうか?退職届の書き方や提出のマナーは決まっているようなものなので、それらを守ればトラブルはおきづらくなります。ただでさえ退職時は会社側も退職者側もバタバタし、非常にトラブルが起きやすいタイミングでもあるため、退職届や提出に伴う諸々をおろそかにしてしまうと、最後の最後で印象が悪くなってしまいますので、そうならないためにも、退職届は正しく作成し提出して円満退職を目指しましょう。

 

ライタープロフィール

 EL-LAB編集部

金融、経営コンサル、人材紹介、WEBメディア業界出身者が集まり、キャリアチェンジ(起業マニュアル/転職マニュアル)、ワークライフ(仕事人生の悩み)、マネーライフ(お金と人生の悩み)というテーマを軸に、各々の専門分野に特化した有益で信頼性の高い情報を発信。