退職願の書き方は正しく!退職の状況に応じた3つの退職理由

退職願の書き方はどう書くのが正しいのでしょうか?退職に伴うことは、頻繁におこなうものではないので正しいのかどうか不安になりますよね。

円満退職をするには退職願の書き方や提出のタイミング等、マナーを守る必要がありますので、書き方や退職に伴う一連を把握し正しく退職願を作成し提出しましょう。

今回は、退職願の正しい書き方と、退職願に記入する状況別の退職理由、提出前と提出後の正しい流れ等についてお伝えします。

退職願の正しい書き方

退職願は、基本的には退職届と構成が似ていますが、書類の提出目的が異なるため、記入する内容が多少異なります。

「退職届」の目的は、「退職します」という事実を届出ることを目的としており、「退職願」は退職に向けて「退職させてください」という退職意思を打診することを目的としているため、退職届とは言い回しが異なりますので、それらを含め、退職願の正しい書き方をみていきましょう。

退職願の基本

退職願は書類内に含める項目がほとんど決まっているようなものなので、項目を埋めるような形で作成していきます。ただし、用紙のサイズや縦書きまたは横書き、手書きで作成するのか、パソコンで作成するのかは統一されておらず、提出先の会社によって退職願をどのように管理しているのか、どのような社風なのかによって変わりますので、作成する前に、提出の用紙サイズ・書字方向・作成手段等を確認してください。

用紙サイズ・書字方向・作成手段等が確認できれば書き方は同じです。上図①〜⑧の項目をそれぞれ詳しく解説していきますので、それと同じように作成していただければ退職願を完成させることができますので、参考にしてください。

①タイトル

まず、一行目には書類のタイトルを記入します。今回は退職願なので、上図のように「退職願」と記入しましょう。

 

②書き出し

タイトルの次行には、退職願の書き出しである「私儀(わたくしぎ)」と記入します。私儀とは、私事、つまり、「私事ですが…」をさらにへりくだった表現であり、自分都合で退職する場合にはこれを含めましょう。会社都合で退職する場合は、私事ではないため、私儀を記入する必要はありません

 

③退職理由

書き出しを記入したら退職理由を記入します。退職理由自体は人それぞれ異なると思いますが、自己都合退職に当てはまる場合は、すべて「一身上の都合」で統一し記入しましょう。会社都合退職の場合は、「業績不振に伴う〜」のように現状の理由を含めて記入してください。

 

④退職希望日

退職理由の文中に、退職希望日を含めます。退職願に記入する退職希望日は、事前に上司と相談しているのであれば、その相談で決まった退職日を、そうでなければ希望する退職日を記入しましょう。退職希望日の記入は西暦でも元号でもどちらでも構いません。

 

⑤退職理由文末

退職理由の文末は「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と退職を願い出る旨を記入します。

 

⑥提出年月日

退職理由の次行には、提出年月日を記入します。提出日前日までに作成される方が多いと思いますが、ここには作成日ではなく提出年月日を記入しますので注意してください。

 

⑦所属部署、氏名

提出年月日の次行には、所属部署を、そしてさらにその次行には氏名を記入し、氏名の下に捺印をします。

 

⑧あて名

最後にあて名を記入するのですが、あて名には在籍している会社名と、最高執行責任者の役職と氏名を記入してください。ほとんどの場合は「代表取締役社長 ○○○○殿」となります。

 

退職願に書く状況別の退職理由

退職願に記入する退職理由は主に3つのパターンに分けられます。

①自己都合で退職した場合

使用する退職理由:「一身上の都合により〜」

自己都合での退職とは、転職・出産・妊娠・結婚・引越し・親の介護など家庭の都合等により、労働者が自らの意思で退職することを指します。前述の理由関連でさらに深堀すれば、「給料が安かったので退職した」「評価されないので退職した」「職場の人間関係が嫌だったので転職した」「勤めていた会社が業績不振になり、将来が不安になったので退職した」など、退職を決意したきっかけが自分以外にあったとしても、退職を申し出るという行動が自発的であったならば、自己都合退職の範囲であるため、退職願の退職理由には「一身上の都合により〜」と記入するようにしましょう。

 

②会社都合で退職した場合

使用する退職理由:「業績不振による〜」※実際の理由に合わせて記入

会社都合での退職とは、会社側が解雇を言い渡してきたり、経営不振・方針の変更による人員削減での解雇、倒産等の理由によって、一方的に労働契約を解約、それにより労働者が退職させられた場合を指します。前述以外にも、会社の都合によって勤務地・勤務時間・賃金額等雇用契約を結んだ際の労働条件と大きく違っていたことによる離職、業績不振等なんらかの理由による大幅な減給や賃金未払い、退職を促された(退職勧奨)場合等が含まれます。

しかし、一般的には会社都合による退職で退職願の提出を求められることはほとんどありませんので、仮に求められた場合のみ、上記のような理由で退職願を作成してください。

 

③期間満了で退職した場合

使用する退職理由:「契約期間満了につき〜」

期間満了での退職とは、正社員には当てはまらず、契約期間があらかじめ定められていた派遣社員・契約社員・臨時社員・期間社員等に当てはまるもので、あらかじめ定められていた契約期間が満了することによって退職した場合を指します。一般的には契約期間満了のタイミングで契約更新等の話がきますが、更新の話が会社側からきたのを断った場合も「契約期間満了につき退職」に含まれます。

しかし基本的には、契約期間満了に置ける退職の場合は、自動退職(期限が訪れたことによる退職)となるため、退職願の提出は必要ないのですが、稀に求められることもありますので、求められた場合は上記理由を使用するようにしましょう。

 

退職願に伴う退職までの流れ

退職願を提出するタイミングとは、つまり退職意思を会社に伝えるタイミングとも言えます。正しく退職願を作成したところで、提出のタイミング等をおろそかにしてしまっては、印象が悪くなり円満退職が困難になってしまいますので、退職願提出に伴う退職までの流れを事前にしっかりと把握して穏便に退職日を迎えましょう。

退職までの流れは、退職日から逆算し、期限に照らし合わせて行動を決めていきます。以下の流れは一般的な退職の流れですが、現実的には引き継ぎ等に手間取ることも十分にありますので、できる限り余裕をもったスケジュールで退職を進めましょう。

退職までのステップ

Step1. 退職日を決める【退職日3ヶ月以上前】

まず初めに退職日を自分の中で決めてしまいましょう。ここで決める退職日が退職のゴール(目標)となります。退職はゴールからさかのぼって計画的に行うことで、スムーズに物事を進めることができるため、会社に迷惑がかからないよう、また自身が余裕をもって準備をするためにも、退職日の設定は3ヶ月以上先にします。この際、退職日や退職の意思を伝える日は繁忙期以外の閑散期に伝えるよう意識しましょう。

 

Step2. 退職意思を伝える(退職願の提出)【退職日3ヶ月以上前】

退職日が決まれば退職の意思を直属の上司に伝えます。一般的には口頭で伝えるのみで、退職願としての書類提出を求められない場合が多くありますが、企業によっては伝えるだけでなく、書類での退職願で提出を求められる場合もあるため、就業規則をきちんと確認し、必要であれば退職願を提出し退職意思を伝えましょう。

 

Step3. 退職届の提出【退職日1ヶ月前(要就業規則確認)】

退職日の1ヶ月前になったら退職届を会社に提出します。なお、企業の就業規則によって提出時期が異なる場合があるため、事前に必ず確認しておきましょう。退職届を提出したら、職場の人たちに報告やお礼をします。円満退職に向けての引き継ぎ等をサポートしてもらいながら準備を進めていきましょう。

 

Step4. 業務の引き継ぎ・取引先等への挨拶【退職日2週間〜1ヶ月前程度から準備】

退職届けを提出したら、退職日までに業務の引き継ぎや、お世話になった取引先へ挨拶をします。業務量や回らなければいけない取引先の数によって期間がそれぞれ異なってきますので、余裕をもって計画的に開始しましょう。

 

Step5. 返却物・受取物【退職日当日】

退職日当日は、これまで会社から借りていたパソコンや携帯、その他返却の必要性がある返却物を返し、さらに受け取る必要のあるものを受け取りましょう。主な返却物・受取物は以下です。返却物を返却し、受取物を受け取り、最後挨拶等を済ませたら退職が完了します。

 

円満退職のために正しい退職願の提出を

いかがでしたでしょうか?退職時は会社側も退職者側もバタバタするので、非常にトラブルが起きやすいタイミングでもあります。そのためタイミングを誤り退職願や退職届等の提出に伴う諸々の事柄をおろそかにしてしまうと、周囲に迷惑がかかり最後の最後で印象が悪くなってしまいますので、そうならないためにも、退職願は正しく作成し提出して、退職の流れを正しく行い、円満退職を目指しましょう。

 

ライタープロフィール

EL-LAB編集部

金融、経営コンサル、人材紹介、WEBメディア業界出身者が集まり、キャリアチェンジ(起業マニュアル/転職マニュアル)、ワークライフ(仕事人生の悩み)、マネーライフ(お金と人生の悩み)というテーマを軸に、各々の専門分野に特化した有益で信頼性の高い情報を発信。