職務経歴書の書き方【完全版】採用担当が興味を示すポイント

職務経歴書の書き方を全てまとめました。

職務経歴書は、企業に自分を売り込むためのプレゼンシートのようなものです。採用担当の目を引き面接に繋げるためにもポイントを抑えて書類作成しましょう。

今回は、職務経歴書の書き方と、状況別の作成法、採用される為のポイントについてお伝えします。

転職活動中で、これから職務経歴書を作成される方は、是非本記事をご一読ください。

職務経歴書の正しい書き方

職務経歴書は、履歴書ほど規格形式が定まっていないため、決まったフォーマットというものがありません。そのため履歴書と比べると取り扱っている販売店は少なく、履歴書と職務経歴書がセットになって販売されているものもありますが、職務経歴書同士で比較しても大きく見た目が異なります。そのため職務経歴書は、履歴書とは違いWord等で自作される方が非常に多いです。

ただし、書き方や作成手段にはいくつか種類や方法があり、それらは転職状況や応募企業によって相性が異なるため、状況で判断し適切なものを選ぶ必要があります。

以下では、職務経歴書の種類や作成手段、そして正しい職務経歴書の内容作成を細かくお伝えしていますので是非参考にしてください。

職務経歴書の種類

職務経歴書には、過去から現在と時系列に沿って職歴・職務内容を記入していく「編年体式」と、編年体式とは逆に、現在から過去へ記入していく「逆編年体式」、これまでの職歴や職務経験を分野別にまとめた「キャリア式」といった三つの書式が基本です。どの書式でないといけないかという決まりはありませんが、就活・転活の状況や企業の募集要項によって、それぞれの書き方に相性がありますので、自身の場合はどの書き方が適しているかを見極めて、より適切なものを選びましょう。以下では、書式別に相性のいい状況をまとめましたので書き方選びの参考にしてください。

職務経歴書の作成はパソコンか手書きどちらが良いのか

今では、履歴書や職務経歴書の作成はパソコンが主流になってきたため、多くの企業で問題視されなくなってきました。しかし、家族経営企業や老舗企業などでは、手書きの筆跡や文章から人間性を読み取る企業もあるようで、そのような企業の場合は手書きでの書類作成が無難といえます。

逆にIT企業であれば問題視されないどころか、管理の手間や効率化といった点から、履歴書や職務経歴書を紙ではなくデータで欲しがる企業も増えており、むしろパソコン作成のほうが好まれる傾向にあります。そのため、書類作成の方法は応募先企業の状況で判断し、適宜対応しましょう。

 

【項目別】職務経歴書の書き方

職務経歴書の書式や、作成手段が決まったら実際に内容を記入していきましょう。前述にて職務経歴書には編年体式・逆編年体式・キャリア式の三つの書き方があるとお伝えしましたが、これらは単に情報のまとめ方であって内容は関係ありません。編年体式・逆編年体式・キャリア式の、どの書式を選んでも記入するべき項目は共通していますので、以下に沿って内容を作っていきましょう。

日付/氏名

まず、一番上の行の中央に「職務経歴書」と記入し、その下の行右端に日付、そしてその直下に氏名を記入します。職務経歴書に記入する日付は、履歴書と職務経歴書を郵送する際の投函日、またはメールで送信する場合は送信日、現地にて面接時に手渡しをする際は、当日の日付を記入します。前もって書類を準備しておく方も多いと思いますが、その場合は前述パターンに当てはまる日付で提出予定日をあらかじめ記入しておくか、作成時は空欄にしておき提出当日に記入するか、自分にとって確実な方法で記入してください。

記入する暦は西暦でも和暦特に決まりはありませんが、日付を西暦で記入するなら、その他職歴、資格・免許の取得日すべての暦を西暦で統一し、和暦であればすべての暦を和暦で統一しましょう。履歴書も同様です。履歴書と職務経歴書の暦は統一して記入してください。

 

職務要約(経歴概略)

日付と氏名を記入したら、次は職務要約(または経歴概略、どちらでも可)です。こちらでは、あなたが「これまでどんな仕事をしてきたのか」「どういう強みがあるのか」「なぜこの会社に応募したのか」などを簡単に短文でまとめたものを記入します。

応募人数が多いなどの理由で採用担当者が忙しい場合は、一人一人の職務経歴書を隅々までチェックする時間はありません。そのために読み手にとってストレスなくわかりやすくアピールするために職務要約(経歴概略)の項目を設けます。興味をもってその他項目にも細かく目を通してもらえるために欠かせない項目であるため、職務経歴書の中で一番重要な項目といっても過言ではないでしょう。

職務要約(経歴概略)はわかりやすくなければ意味がないため、編年体式・逆編年体式・キャリア式どの形式であっても一番上に配置し、すぐ理解できるよう前述の要素を手短にまとめて作成しましょう。

 

勤務中の企業

企業に勤務しながらの転職活動でしたら、「勤務中の企業」という項目を設け、勤務中の企業情報、つまり直近の会社概要を記入しましょう。含める内容は、①企業名②在籍期間③事業内容④上場・非上場⑤従業員数⑥売上高⑦雇用形態、などです。

この項目は職務経歴と一緒にして記入しても問題ありません。ただし、応募先企業が直近に在籍していた企業と同じ業職種などの場合は、直近の職種や職務経験をアピールしたほうがいいので、職務経歴と分けて項目を設けてもいいでしょう。

 

職務経歴

職務経歴では、これまで経験してきた企業や、配属された部署、その部署で担当した業務やプロジェクト、それらの実績などを具体的に記入していきます。

職務経歴は、前述にてお伝えしました編年体式・逆編年体式・キャリア式が反映される項目であり、繰り返しになりますが、初めての転職や転職回数が1回と少ない方は、古い職歴から順に記入する「編年体式」を。転職回数が2回以上の方は、新しい職歴から順に記入する「逆編年体式」を。転職回数が多く、時系列で書くと大変なボリュームになるという方は時系列関係なく職務経験・分野でまとめる「キャリア式」で記入しましょう。

  • 編年体・逆編年体式の書き方詳細

編年体・逆編年体式では、これまでの企業に勤務し、その中で経験した異動や配属、研修などのタイミング、つまり年月を見出しとしてそれを基準に作成します。冒頭には勤務先の概要、そして基準としている年月にて経験した配属先や担当、プロジェクトの内容、実績等を、箇条書きでまとめるなど簡潔で読み易い文章でまとめます。場合によっては「担当プロジェクトでどのようなクライアントを担当していたか」という内容を入れることもありますが、守秘義務に反しない程度の情報に留めておきましょう。

 

  • キャリア式の書き方詳細

キャリア式では、編年体・逆編年体式とは違い、時系列に沿わないので年月は見出しにしません。これまでの職務経験等で分類するため、職務経験や業務内容を見出しにします。そしてできれば、より確実にアピールが伝わるよう応募先の企業で活かせそうな業務経験から記入しましょう。

また、キャリア式ではこれまでに築いた実績がより目立ちます。そのため「営業を担当した」や「売上拡大に貢献した」ではイマイチ伝わらず、キャリア式でまとめているのが返って不利に働くことになりかねないので、実績は「営業の中でも新規顧客開拓を担当し、前年度新規顧客数を2倍にすることに成功」や「売上高を対前年度比140%達成した」など、より具体的に記入しましょう。

 

保有資格・免許・スキル

こちらでは履歴書に記載する資格や免許以外にも、応募先企業で役立つスキル等を併せて記入します。特に取得した年月等は記入せず、企業の募集要項にある優遇スキル等、応募先企業に直接関連するようなスキルから優先的に記入していきましょう。

「PCスキル:Word、Excel、PowerPoint」「語学スキル:英語(TOEIC スコア 800点)ビジネス会話、文書読解等」など資格でないスキルも具体的に記入してください。

 

志望動機

履歴書にて志望動機を記入しているのであれば、職務経歴書で改めて記入する必要はありません。

こちらでは、項目名通り入社を志望する理由を記入します。採用側は、自社が求める人材像にマッチする求職者を求めているため、志望動機を見る際に、「当社で何に貢献することができ、なぜ数ある企業から当社を選んだのか」という点を特に気にします。

そのため、採用側のニーズに応えるために①「企業が求める人材」をしっかりと理解しそれを踏まえた上で、これまで経験した自分の強み、その強みを活かして②応募企業へ貢献できること、そして③その会社でないと達成できない将来のキャリアビジョンを含めて「なぜ当社じゃないとダメなのか?」という採用側の疑問に120%応えるようなつもりで志望動機を作成しましょう。

 

自己PR

自己PRでは、応募先企業にこれまでの経験で築いた特に注目してほしい点をまとめてアピールします。つまり、この項目では自分を応募先企業に売り込むことを目的とするのですが、淡々と強みを並べても採用担当者には伝わりません。

企業が「なぜあなたを採用するのか」という採用すべき理由を、入社後の働き方など貢献の仕方を含め、それらを具体的に、そして根拠を示すように作成してください。企業の求める人材を意識しアピールするのが自己PR作成のポイントであり、企業にメリットを出すことを意識し、それらが具体的そして鮮明に採用担当者に伝わるよう自己PRを考えましょう。

 

確実に採用されたいなら正しく書く以上に個性が必要

これまでお伝えしてきました内容は、一般的な職務経歴書の書き方であって常識的なものであるため、前述の内容は基準として満たされていて当然な内容であるとも言えるでしょう。

就職・転職活動において、多くの方は職務経歴書や履歴書などの書類よりも面接の方が合否を大きく左右すると思われているせいか、面接対策には力をいれても書類作成には力をいれず、最低限の作り込みしか行いません。最低限の作り込みでは、他の応募者との優劣がわからず、同列に扱われてしまう可能性が高くなるため、企業が相当人員に困っている以外には採用されないのです。

そのため、合否を左右するのは面接だけでなく、職務経歴書などの書類も非常に重要となってくるため、正しい書き方にプラスして個性を盛り込む必要があります。ここでの個性とは、「企業があなたを選ぶ理由」のことです。「なぜ多あなたでなければならないのか?」、「なぜ当社じゃなければならないのか?」にフォーカスして採用側の視点を意識して職務経歴書を作成しましょう。

また、職務経歴書は面接での会話の元となるため、面接での会話がはずむかどうか、それにより良い印象を与えられるかどうかは職務経歴書の出来によります。より確実に就職を成功させるためにも、前項の正しい書き方の基準を満たした上で、さらに採用される確率をアップさせるためにも、職務経歴書に個性を盛り込んで、より確実に就活・転活を成功させましょう。具体的なポイントは次項にてお伝えします。

 

採用担当が興味を示す職務経歴書作成のポイント

職務経歴書では、特に次のポイントに注力して作成してください。

・職務要約(経歴概略)

・志望動機

・職務経歴(特に実績)

2014年に楽天リサーチ株式会社が人事など採用業務経験者300人を対象に行った「中途採用の応募書類で重視する点のうち、最も重視する点」というネット調査では、職務経験(業務経験)34.3%(1位)についで志望動機(理由)が19.0%(2位)、職務経歴が11.7%(3位)という集計結果が出ています。

職務要約(経歴概略)は採用担当に職務経歴書を読み進ませるために重要であり、志望動機や理由は、自身を最大限アピールできるポイント、さらに職務経験での実績は、今後応募先企業に貢献できる根拠とも言えます。これら三つは、職務経歴書の中でも特に採用・不採用に大きく影響しますので、特に注力して作成しましょう。

合格率を上げる職務要約(経歴概略)の書き方

合格率を上げる職務要約(経歴概略)とは、職務経歴書の要点をまとめると共に、企業の採用担当が求めるポイントを狙って的をえたアピールをしている職務要約です。企業の採用担当が求めるポイントとは、①経歴②経験・実績③貢献、この3点です。

①経歴では、「株式会社○○に入社し、営業部に配属となり、中小企業を対象とした法人向けの営業を5年に渡り経験し取り組んできました。」のように、これまでの経歴を一文程度で簡単に述べます。

そして②経験・実績では、「5年間で新規開拓した企業は約300社であり、年間1億円以上の売上に貢献し、全国営業成績500名中、常に10位以内に入っており毎年表彰される機会をいただいておりました。」のように、これまでの経験と、経験による実績を数字を用いて具体的に述べます。

最後に③貢献では、「今後は営業として常に成長を意識し、これまでの経験から貴社の新規顧客開拓と売上アップに貢献したいと考えております。」というように、これまでの経験や実績を根拠に、応募企業に貢献することをアピールし、①〜③を含めた文章を300文字程度で作成します。

 

合格率を上げる志望動機の書き方

合格率を上げる志望動機とは、採用側に「なぜ当社じゃないとダメなのか?」「なぜ数ある企業から当社を選んだのか?」という疑問に答えるような志望動機です。

前述しましたが、採用側は、自社が求める人材像にマッチする求職者を求めているため、それらを見極めるために「当社で何に貢献することができ、なぜ数ある企業から当社を選んだのか」という点を気にします。それらに根拠を持って応えるためにも①「企業が求める人材」とマッチするを自分の強み②応募企業へ貢献できる具体的な内容、そして③その会社でないと達成できない将来のキャリアビジョンを含めて作成しましょう。

面接では、志望動機を深堀した内容を必ずといっていいほど聞いてきます。当たり障りのないお手本のような例文から引用した志望動機では、職務経歴書の内容と面接での会話の情報にズレが生じて、一貫性がなくなり、適当に作成したことを見抜かれてしまいます。そうなっては不採用になりかねませんので、自然に書類と面接に一貫性がでるよう、必ず自分の経験から①〜③を導き出し、志望動機に個性を入れオリジナルの志望動機を作成しましょう。

 

合格率を上げる職務経歴(特に実績)の書き方

合格率を上げる職務経歴とは、職務経験から得られた実績がより具体的かつ客観的要素を含んで明記されているものです。つまり、「営業成績5年連続トップでした」というような表現では抽象的であり、なおかつ主観的と言えるため、「5年間で300社ほど新規開拓しました」「新規顧客販売率90%以上で、年間1億円以上の売上に貢献しました」「全国営業成績500名中、常に10位以内に入っており毎年表彰される機会をいただいておりました」というような具体的かつ客観的な表現にしてください。

そして採用担当者の目にとまりやすいよう、アピールしたい実績を優先して表記すれば、見やすく具体的で根拠のある力強い職務経歴が作成できます。

 

“とりあえず”提出ではなく本質を理解して適切な活用を

職務経歴書は、これまでの仕事や、それら仕事での経験、取得してきたスキル、仕事における実績、将来のキャリアビジョンを他者が理解しやすいようにまとめた自分を売り込むためのプレゼンシートのようなものです。そのため、採用担当者に自分を知ってもらうためには欠かせないものであり、面接に進むためにも非常に重要、そして面接でも職務経歴書を深堀して質問や確認が行われるので履歴書以上になくてはならない書類と言えるでしょう。

応募企業から提出を求められたから、“とりあえず”提出するのではなく、自分を自由にアピールできる機会と捉え、職務経歴書作成には特に注力して転職活動に臨んでください。

 

ライタープロフィール

EL-LAB編集部

金融、経営コンサル、人材紹介、WEBメディア業界出身者が集まり、キャリアチェンジ(起業マニュアル/転職マニュアル)、ワークライフ(仕事人生の悩み)、マネーライフ(お金と人生の悩み)というテーマを軸に、各々の専門分野に特化した有益で信頼性の高い情報を発信。